Compiti, competenze e responsabilità
Il Manuale della Conservazione: redazione, monitoraggio e aggiornamento
La formazione, la gestione e la conservazione dei documenti digitali
Gli adempimenti privacy e la sicurezza informatica
09.30 - 13.30 14.30 - 18.00
Evento in diretta streaming
Contenuti dell’evento
La normativa in vigore indica come obbligatoria la nomina e la formazione specialistica di un Responsabile della Conservazione per tutte le aziende private e le PA che intendono implementare processi di formazione, gestione e conservazione digitale.
Il Responsabile della Conservazione deve essere individuato tra soggetti che per inquadramento, esperienza, capacità e affidabilità forniscano idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di dematerializzazione, deve essere nominato per iscritto e deve essere adeguatamente formato: deve infatti avere competenze legali, informatiche e archivistiche.
Tale soggetto è fondamentale all’interno del processo poiché definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia, definisce le caratteristiche e i requisiti generali del sistema, gestisce e monitora i processi conservativi, garantendo l’integrità e la leggibilità degli archivi nel tempo.
Nell’ambito del corso di aggiornamento organizzato da Optime saranno messi a disposizione dei partecipanti tutti gli strumenti giuridici, tecnici e organizzativi necessari a ricoprire il ruolo di Responsabile della Conservazione e, più in generale, a implementare e gestire processi di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici compresa la dematerializzazione documentale.
Destinatari dell’evento
L’evento formativo è rivolto ai soggetti che rivestono o sono in procinto di rivestire il ruolo di Responsabile o Delegato della Conservazione all’interno di imprese private o PA.
Il corso è inoltre indirizzato a tutte le figure professionali che partecipano al processo di gestione e formazione e conservazione documentale, sia che il processo sia svolto internamente sia che sia affidato in outsourcing (Responsabile Privacy, il Responsabile della Sicurezza Informatica, il Responsabile dei Sistemi Informativi e il Responsabile della Gestione Documentale).
Obiettivi dell’evento
Al termine del corso professionalizzante ogni partecipante verrà in possesso delle conoscenze giuridiche, tecniche e organizzative necessarie per avviare e gestire processi di gestione e conservazione documentale e per ricoprire il ruolo di Responsabile della Conservazione.
Prima giornata
Martedì 28 ottobre 2025
IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE:
COMPITI, COMPETENZE E RESPONSABILITÀ
Analisi del quadro normativo di riferimento e ruolo del Responsabile della Conservazione
Introduzione alla figura e al ruolo del Responsabile della Conservazione
Analisi del quadro normativo di riferimento aggiornato
Regolamento eIDAS (e le sue nuove versioni), Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e Linee Guida AGID
Impatto delle novità normative (es. eIDAS 2) sul Regolamento sulla Conservazione e sul market place dei conservatori
L’attuazione delle politiche complessive del sistema di conservazione e il governo della gestione con piena responsabilità e autonomia
Il Responsabile della Conservazione: competenze, responsabilità e rapporti con le altre funzioni aziendali
Il rapporto con le altre funzioni coinvolte nei processi di digitalizzazione documentale:
Responsabile della Gestione Documentale, Responsabile della Sicurezza, DPO, Responsabile dei Sistemi Informativi, Responsabile della Transizione al Digitale
Il Responsabile della Conservazione nelle aziende e nella PA e modello organizzativo (interno vs esterno)
Le competenze e le conoscenze necessarie: normative, informatiche e archivistiche
Le responsabilità del Responsabile della Conservazione: persona fisica o persona giuridica
La disciplina delle deleghe
Il ruolo del Responsabile della Conservazione in un modello di conservazione in house e in outsourcing e il rapporto con il Responsabile del Sistema di Conservazione
Definizione
Organizzazione dei ruoli
Gestione dei processi e delle attività
Audit e verifica esterna anche alla luce di NIS 2 e DORA
Dott.ssa Patrizia Sormani
PSC – Patrizia Sormani Consulting
ANORC Mercato
IL MANUALE DELLA CONSERVAZIONE:
REDAZIONE, MONITORAGGIO E AGGIORNAMENTO
Il Manuale di Conservazione: rilevanza del documento, struttura e modalità di redazione
La disciplina e i chiarimenti operativi delle Linee Guida AGID
La natura del documento e la sua importanza nell’attuazione di un processo di conservazione digitale
I soggetti coinvolti e le responsabilità
Il Manuale di Conservazione in caso di conservazione in house o in outsourcing
Il Manuale di Conservazione in caso di privati o PA
Il coordinamento con il contratto di servizio (in caso di outsourcing) e i rapporti con il Manuale del Servizio di Conservazione
Il processo di predisposizione e i soggetti coinvolti
I processi oggetto di descrizione e il modello OAIS 14721
Le modalità di descrizione degli elementi di infrastruttura, processo, funzioni e ruoli, sicurezza, oggetti conservati, metadati, funzionamento
Focus sugli oggetti conservati: rapporto con il piano di classificazione, specifiche tipologie documentali e particolari criteri di conservazione
Dott.ssa Patrizia Sormani
PSC – Patrizia Sormani Consulting
ANORC Mercato
IL DOCUMENTO INFORMATICO E LE FIRME ELETTRONICHE
La disciplina del documento informatico e delle firme elettroniche
Il documento informatico e la sua efficacia probatoria
Le firme elettroniche: disciplina, differenze e applicazioni concrete
• La firma digitale
• La firma elettronica qualificata
• La firma elettronica avanzata
• La firma grafometrica
• La firma elettronica semplice
Il sigillo elettronico: funzioni e scenari di utilizzo
Le firme basate su Spid, CIE e “Point and click”: funzioni e scenari di utilizzo
La gestione dei dispositivi qualificati per la creazione di firme e sigilli a distanza e l’importanza della firma remota
L’obbligo di disporre gratuitamente di una firma elettronica qualificata sul Portafoglio Europeo (EUDI Wallet)
Ing. Giovanni Manca
Technical Innovation Project Manager
Presidenza del Consiglio dei Ministri
ANORC Mercato
Seconda giornata
Mercoledì 29 ottobre 2025
LA GESTIONE DOCUMENTALE
Le modalità di formazione del documento informatico e del documento informatico amministrativo
La normativa di riferimento sul documento informatico
La definizione e le caratteristiche del documento informatico
Le peculiarità del documento amministrativo informatico
La validità e l’efficacia probatoria del documento informatico
La classificazione della documentazione aziendale e la suddivisione dell’Archivio
L’importanza del “Piano di classificazione” o “Piano di organizzazione delle aggregazioni documentali”
Il Manuale di Gestione Documentale, il Piano di conservazione e il Piano per la sicurezza informatica
La gestione dello scarto documentale
Prof. Gianni Penzo Doria
Università dell’Insubria
LA CONSERVAZIONE DIGITALE
Il processo di conservazione digitale dei documenti: standard e prospettive di sviluppo
I processi di digitalizzazione e le regole sulla conservazione (CAD, Linee Guida AGID, Regolamento eIDAS, standard internazionali)
Stato dell’arte, prospettive future ed evoluzioni della conservazione
Il sistema di conservazione e gli standard di riferimento: pacchetti informativi, modelli organizzativi della conservazione (Regolamento per la conservazione, ruoli e responsabilità, processo di conservazione, modalità di esibizione)
I metadati e la loro importanza (Allegato 5 delle Linee Guida AGID)
La scelta delle caratteristiche e dei formati per la conservazione (Allegato 2 delle Linee Guida AGID)
Le regole comunitarie sulla conservazione di lungo periodo
Gli standard applicati a livello europeo per garantire l’interoperabilità
L’impatto delle regole comunitarie sul sistema nazionale
E-archiving per la conservazione di dati e documenti come servizio fiduciario eIDAS e la differenza con e–preservation
Impatto della NIS 2
Dott.ssa Patrizia Sormani
PSC – Patrizia Sormani Consulting
ANORC Mercato
GLI ADEMPIMENTI PRIVACY
Gli adempimenti privacy nella conservazione digitale dei documenti
Il Regolamento UE n. 679/2016 (GDPR)
L’art. 32 e le misure da attuare e monitorare nella gestione del patrimonio documentale
L’art. 28, i soggetti esterni a cui è delegata la tenuta del sistema di conservazione e la nomina a Responsabili del trattamento dei dati o sub Responsabili
Rapporti tra Responsabile della Conservazione, Responsabile della Protezione dei Dati e altre figure
Le garanzie e le misure tecniche e organizzative che devono essere valutate per nominare un Responsabile Esterno del Trattamento
Il Codice di condotta
Adempimenti data protection e servizio fiduciario di e-archiving
Avv. Alessandro Del Ninno
FIVERS Studio Legale e Tributario
LE MISURE DI SICUREZZA INFORMATICA
Le misure di sicurezza informatica e i controlli
Le misure minime di sicurezza ICT (Circolare AGID n. 2/2017)
Il Piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti
Le misure tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio in materia di protezione dei dati personali
Data Breach e rapporti con il Piano generale della sicurezza
Rapporti tra Responsabile della Sicurezza dei Sistemi, Responsabile per la Transizione Digitale (RTD) e Responsabile della protezione dei dati personali (DPO)
La sicurezza informatica nelle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico
La gestione dei controlli, delle ispezioni e delle verifiche (audit, sicurezza dei processi e piani di emergenza)
Dott. Edoardo Limone
Esperto in Sicurezza Informatica
Avv. Alessandro Del Ninno
Partner
FIVERS Studio Legale e Tributario
Dott. Edoardo Limone
Esperto in Sicurezza Informatica
Ing. Giovanni Manca
Technical Innovation Project Manager
Presidenza del Consiglio dei Ministri
Vice Presidente ANORC Mercato
Prof. Gianni Penzo Doria
Associato di Archivistica e di Diplomatica
Università dell’Insubria
Dott.ssa Patrizia Sormani
Expert Digital Manager
PSC – Patrizia Sormani Consulting
Presidente ANORC Mercato
Quota di partecipazione
La quota di partecipazione in diretta streaming include la fruizione degli interventi, nonché la possibilità di scaricare, in formato elettronico, il materiale didattico che i relatori riterranno di mettere a disposizione.
È inoltre prevista la possibilità di rivolgere contestualmente domande ai docenti (attivando il proprio microfono o tramite chat), oppure sottoporle in via preventiva, inviando una e-mail a info@paradigma.it entro il giorno antecedente l’evento.
In caso di diretta streaming con accessi multipli è necessario contattare la Segreteria Organizzativa per un preventivo personalizzato.
Modalità di funzionamento della diretta streaming
Le iniziative formative sono fruibili in diretta streaming attraverso un semplice collegamento alla piattaforma dedicata. La piattaforma è strutturata per garantire un ottimo livello di fruizione e interazione e non necessita di particolari requisiti tecnici.
Alcuni giorni prima dell’evento il partecipante riceve le istruzioni di accesso e sarà sufficiente selezionare il link ricevuto per accedere all’aula virtuale.
Gli interventi in diretta streaming sono supportati dalle slide predisposte dal docente. Ogni utente collegato potrà intervenire formulando domande o richieste di approfondimento attivando il proprio microfono o utilizzando la chat dedicata.
Modalità di iscrizione
L’iscrizione si perfeziona al momento del ricevimento del modulo di registrazione, da inviare via e-mail all’indirizzo info@paradigma.it, integralmente compilato e sottoscritto. Il numero dei collegamenti disponibili è limitato e la priorità d’iscrizione è determinata dalla data di ricezione del modulo di registrazione. Si consiglia pertanto di effettuare una preiscrizione telefonica.
Modalità di pagamento
La quota di partecipazione deve essere versata all’atto della presentazione della richiesta di iscrizione e, in ogni caso, prima dell’effettuazione dell’evento formativo, tramite bonifico bancario intestato a:
Paradigma Srl – Corso Vittorio Emanuele II, 68 – 10121 Torino
c/o Banco BPM Spa
IBAN IT 14 V 05034 01017 000000002530
Formazione finanziata
La quota di partecipazione può essere completamente rimborsata tramite voucher promossi dai Fondi Paritetici Interprofessionali. Paradigma offre la completa e gratuita gestione delle spese di progettazione, monitoraggio e rendicontazione. La possibilità di accedere alla formazione finanziata con partecipazione mediante diretta streaming può variare a seconda dell’Ente erogante.
Attestato di frequenza
L’attestato di partecipazione nominativo sarà inviato al termine dell’evento formativo ai partecipanti che si sono regolarmente collegati all’aula virtuale.
Diritto di recesso e modalità di disdetta
È attribuita ai partecipanti la facoltà di recedere ai sensi dell’art. 1373 c.c. Il recesso dovrà essere comunicato in forma scritta almeno sette giorni prima della data di inizio dell’evento formativo (escluso il sabato e la domenica). Qualora la disdetta pervenga oltre tale termine o si verifichi di fatto con il mancato collegamento alla diretta streaming, la quota di partecipazione sarà addebitata per intero e sarà inviato al partecipante il materiale didattico e, se disponibile e per un periodo limitato, la registrazione dell’evento. In qualunque momento l’azienda o lo studio potranno comunque sostituire il partecipante, comunicando il nuovo nominativo alla nostra Segreteria Organizzativa.
Variazioni di programma
Paradigma, per ragioni eccezionali e imprevedibili, si riserva di annullare o modificare la data dell’evento formativo, dandone comunicazione agli interessati entro tre giorni dalla data di inizio prevista. In tali casi le quote di partecipazione pervenute verranno rimborsate, con esclusione di qualsivoglia onere o obbligo a carico di Paradigma. Paradigma si riserva inoltre, per ragioni sopravvenute e per cause di forza maggiore, di modificare l’articolazione del programma e di sostituire i docenti previsti con altri docenti di pari livello professionale.
Per ulteriori informazioni è possibile contattare la Segreteria Organizzativa al numero 011.538686 o all’indirizzo e-mail info@paradigma.it.
Quota di partecipazione
€ 1.100 + Iva una giornata
€ 2.050 + Iva due giornate
In caso di videoconferenza con accessi multipli è necessario contattare la Segreteria organizzativa per un preventivo personalizzato.
€ 1.100 + Iva una giornata
€ 2.050 + Iva due giornate
In caso di videoconferenza con accessi multipli è necessario contattare la Segreteria organizzativa per un preventivo personalizzato.
Early booking -20%
Inviando il modulo di iscrizione entro il 7 ottobre si avrà diritto a una riduzione del 20% sulla quota di partecipazione.
Quota corporate
Iscrivi all’evento 5 o più risorse provenienti dalla stessa organizzazione con una riduzione del 50%.
Progetto Giovani Eccellenze -50%
L’adesione all’evento formativo permette di iscrivere una seconda risorsa, che non abbia compiuto il 30° anno di età e proveniente dalla stessa organizzazione, con una riduzione del 50% sulla seconda quota di partecipazione. L’agevolazione è calcolata sulla quota ordinaria.
Formazione finanziata
La quota di partecipazione all’iniziativa può essere completamente rimborsata tramite voucher promossi dai Fondi Paritetici Interprofessionali. Paradigma offre la completa e gratuita gestione delle spese di progettazione, monitoraggio e rendiconto.
Mercati elettronici della PA
Paradigma opera sul MePA e sui principali mercati elettronici di soggetti aggregatori e centrali di committenza.
